Automação de atendimento via WhatsApp: faça em 5 passos!

Com o avanço da tecnologia, as empresas repensaram e transformaram a forma de se comunicar com seus clientes. Muitas delas, inclusive, adotaram a automação de atendimento via WhatsApp. Para saber mais sobre a automação de atendimento via WhatsApp, como fazer e como isso impacta no seu negócio, continue a leitura deste artigo até o final.

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Como automatizar o atendimento via WhatsApp? 5 passos

A automação de atendimento via WhatsApp traz diversos benefícios para seu negócio e para o relacionamento da marca com os consumidores. No entanto, você deve estar se perguntando como colocar isso em prática. E é para isso que estamos aqui.

Preparamos algumas dicas práticas para você descobrir como automatizar o atendimento via WhatsApp. Confira!

1. Configurações iniciais do WhatsApp Business

O primeiro passo é, obviamente, baixar e instalar o WhatsApp Business. Depois disso, você deve criar seu perfil comercial.

Para tal, clique no botão “opções” do app, entre em “ferramentas comerciais” e acesse “perfil comercial”. Como foto de perfil, nossa sugestão é que você selecione a logomarca da empresa.

Agora é hora de preencher todos os dados solicitados pelo aplicativo, como:

  • nome da empresa;
  • endereço (para seu cliente ter acesso fácil);
  • setor de atuação;
  • e mensagem destaque.

É fundamental preencher os horários de atendimento corretamente, de acordo com cada dia da semana. Pois é justamente baseado nesses horários que o app guiará as automações de mensagem.

2. Mensagem de saudação

O passo seguinte é a criação de uma frase de saudação, que, basicamente, é uma mensagem automática disparada quando o cliente entra em contato.

Fazer isso é simples, basta acessar o menu “ferramentas comerciais” e clicar em “mensagem de saudação”. Basta ativar essa função e criar sua mensagem automática.

É aí que começa sua automação do WhatsApp Business. É interessante se colocar à disposição do consumidor, mas, logo de cara, fornecer instruções dos próximos passos. Isso facilita o pedido, o atendimento, a compra, o esclarecimento de dúvidas etc., para ambas as partes.

Uma funcionalidade essencial é ter um catálogo de produtos e serviços do negócio em arquivo PDF ou jpeg. Para isso, crie um arquivo personalizado com boas imagens e textos grandes, que tenha boa visibilidade na tela do celular. Coloque o arquivo no Google Drive e insira-o na mensagem. Não se esqueça de deixar o drive aberto para quem tem o link.

3. Utilize respostas rápidas

Essa funcionalidade da automação de atendimento via WhatsApp é relevante para auxiliar na condução da conversa.

Como a mensagem de saudação já dá as instruções para os próximos passos, é importante cadastrar atalhos de respostas para as perguntas mais frequentes, caso haja mais questões na hora do atendimento. Dessa forma, o atendente perde muito menos tempo respondendo!

Mas o que são esses atalhos? Eles são uma lista de respostas prontas que você configura diretamente no menu “ferramentas comerciais”. Confira o passo a passo.

  1. Acesse “respostas rápidas” no menu “ferramentas comerciais”. Nesta tela, você cria a palavra de atalho e uma mensagem padronizada.
  2. Então, insira uma barra “/” e a palavra de atalho dentro da própria conversa. Por exemplo “/cartão”. E a mensagem completa aparece, logo, basta enviar.

Ao final do pedido, aposte em um atalho para resposta rápida com o resumo do que foi solicitado. Só fique atento em alterar o que muda dentro do conteúdo, como: nome do cliente, prazo de entrega e valor.

4. Mensagem de ausência

Quando o cliente entrar em contato fora do horário de atendimento estipulado, é bom que ele não fique sem nenhuma resposta. Por isso, crie uma mensagem de ausência. Ela é enviada automaticamente quando alguém envia mensagens antes ou depois do expediente.

Seja breve, agradeça o contato e o informe sobre seus horários de atendimento. Não deixe de enviar o link do catálogo e chamá-lo para retomar o contato no horário de atendimento.

5. Pós-venda

Não é porque o cliente finalizou a venda e recebeu o pedido que seu trabalho de relacionamento terminou. É fundamental mantê-lo por perto para as futuras compras.

Por isso, sempre envie uma mensagem padrão para a lista de usuários dos pedidos do dia, perguntando como estava o produto, agradecendo pela compra etc.

Você pode utilizar a mensagem rápida “/posvenda”, por exemplo. E, em apenas alguns minutos, ela é disparada para todos os clientes que fizeram pedidos naquele dia.

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